Het belang van een kennissessie voor evenementen

Als ervaren moderator met meer dan 1450 bijeenkomsten op mijn naam, weet ik als geen ander hoe essentieel een kennissessie is in de voorbereiding van een congres of event. Maar zowel evenementenbureaus als freelancers die betrokken zijn bij de organisatie onderschatten het belang van een kennissessie. En dit is een gemiste kans, ik leg je uit waarom.

Duidelijkheid over het doel van het evenement

Een kennissessie helpt om de inhoud van het evenement scherp te krijgen. Het programma van een zakelijke bijeenkomst is vaak nog niet concreet, terwijl er al wel een idee of aanleiding is. Door één of twee kennissessies te organiseren met de inhoudelijk betrokkenen, krijg je snel duidelijkheid over het doel van het evenement. Het is hierbij cruciaal dat de juiste mensen aan tafel zitten. Inclusief een professionele moderator, zoals ikzelf.

Met mijn 20 jaar ervaring kan ik tijdens een kennissessie snel ideeën genereren en de juiste vragen stellen. Wat leidt tot een beter en scherper programma. En jij kunt dus gebruik maken van deze kennis! Want één, maar vaak twee kennissessies zijn standaard in mijn aanbod inbegrepen.

Een programma dat verrast, scoort hoger

Als je geen kennissessie organiseert voor jouw evenement zal het programma nooit echt uitblinken. Het is net voldoende. Maar zeg nou zelf, je wilt toch die 9 scoren? Een programma dat verrast, scoort hoger. Daarom is het belangrijk om na een presentatie of key-note een onderdeel toe te voegen waarin deelnemers actief aan de slag gaan met de inhoud. Zo wordt de kennisoverdracht effectiever en het evenement beter gewaardeerd.

Invulling van het programma

Een goed programma voldoet aan de beloftes die je maakt in de uitnodiging en sluit aan bij de doelstelling van de bijeenkomst. Omdat iedere doelstelling een andere invulling van het programma vereist is het van belang om vooraf een kennissessie te organiseren. Zo kun je variëren van kennisoverdracht tot entertainment. En vergeet je geen belangrijke onderdelen in het programma. 

Wees realistisch

Het ontbreken van een kennissessie resulteert vaak in een te lang en overvol programma. Doordat evenementen te ambitieuze doelen hebben zie ik vaak in de praktijk dat het programma niet haalbaar is. Het is essentieel om realistisch te zijn en van te voren kritisch te kijken naar het programma. Want een evenement dat tot laat in de avond duurt, werkt niet meer. En het ontbreken van tijd voor rustmomenten leidt tot overbelasting. Waardoor het programma zijn doel voorbijschiet.

Kennissessies bieden de mogelijkheid om kritisch naar het programma te kijken en de nodige aanpassingen te maken. Daarom krijg je als je mij boekt voor jouw evenement standaard één, maar vaak twee kennissessies cadeau. Waarom? Ik vind dat ze van cruciaal belang zijn voor het succes van jouw evenement.

Een kennissessie hoort bij de voorbereiding

Kortom, een kennissessie is onmisbaar in de voorbereiding van een congres of event. Het zorgt voor een scherper programma, een hogere waardering van de deelnemers en sluit goed aan op de doelstellingen van de bijeenkomst. Als ervaren moderator zie ik vaak dat hier onvoldoende tijd aan wordt besteed. Dus mocht je jouw volgende event al aan het plannen zijn, vraag jezelf dan af: hoe zit het eigenlijk met mijn programma en mijn inhoud? En mocht je mij of Tamara nog niet gemaild hebben, dan kun je dat hier doen.