Zo houdt een spreker zich wél aan de spreektijd

Als je een event organiseert, wil je niet dat de planning overhoop wordt gehaald door sprekers die hun tijd niet respecteren. Als ervaren dagvoorzitter kan ik het bevestigen: er is niets zo frustrerend als een spreker die zijn spreektijd overschrijdt. Sterker nog, het is een van mijn grootste ergernissen! Het zorgt niet alleen voor vertragingen en ergernis bij het publiek, maar heeft ook negatieve gevolgen voor de organisatie en andere sprekers. Te lange sessies betekenen ook minder netwerktijd en het inkorten van andere belangrijke onderdelen zoals paneldiscussies en lunchpauzes.

80%-20% aanpak

Wat is het probleem? Slecht programmamanagement, versterkt door sprekers die zich niet aan de afgesproken tijd houden. Het resultaat? Een sneeuwbaleffect: geplande onderdelen verliezen tijd, het programma raakt uit balans en de kwaliteit van het event neemt af. Gelukkig kun je dit voorkomen met mijn 80%-20% regel: 80% van het werk gebeurt vóór het event en 20% op de dag zelf. Volg deze drie stappen voor een succesvolle timing van jouw evenement:

Stap 1: Communiceer vooraf de spreektijd

De eerste stap begint al vóór het event. Als de spreker weet hoeveel tijd hij of zij heeft, is de kans op tijdsoverschrijding een stuk kleiner. Bij het eerste contactmoment moet de organisatie de beschikbare spreektijd duidelijk maken. Is er 30 minuten beschikbaar? Zorg dat de spreker dit van begin af aan weet, zodat er geen verwarring ontstaat. Beide partijen moeten aan het eind van het eerste gesprek exact weten hoeveel tijd er is voor de presentatie.

Stap 2: Geef de spreker een briefing

Een gestructureerde briefing is cruciaal. Dit document moet de spreektijd expliciet vermelden, naast technische en inhoudelijke details. Vaak is een telefoongesprek of virtuele vergadering het meest effectief om dit te bespreken. Begin altijd met de timing en bespreek daarna de inhoud. Zo weet de spreker precies waar hij of zij aan toe is, voorkom je verrassingen en zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit.

Stap 3: Controleer en bevestig de spreektijd op de dag zelf

Op de dag van het event komt het aan op die laatste 20%. De organisatie en de dagvoorzitter moeten ervoor zorgen dat de spreektijd nogmaals wordt bevestigd. Het is de taak van de organisator of regisseur om vlak voor de sessie de spreker te herinneren aan de afgesproken tijd en te zorgen dat er een aftelklok aanwezig is. Deze klok telt af naar 0 en moet zichtbaar zijn voor de spreker om zichzelf te kunnen timen. Het is een belangrijke en prettige tool voor sprekers die ik altijd op het podium wil zien als ik met je samenwerk. Als dagvoorzitter stem je ook af of de spreker een signaal wil ontvangen wanneer de tijd bijna om is en zorg je ervoor dat de tijd op de spreekkaarten overeenkomt met de geplande tijd. Komt het alsnog niet overeen? Dan is de tijd van de dagvoorzitter leidend.

De kracht van herhaling

Het herhalen van de tijd is een simpele maar effectieve manier om het risico van uitloop te verkleinen. Door de tijd steeds weer te bevestigen en te benadrukken, zorg je ervoor dat het geen verrassing is als de tijd opraakt. Natuurlijk biedt deze aanpak geen 100% garantie, maar het maakt het risico op uitloop wel aanzienlijk kleiner. Flexibiliteit blijft belangrijk, maar een gedegen voorbereiding helpt enorm om het event soepel te laten verlopen.

Neem de tijd om je timing goed te regelen

Met deze aanpak komt iedereen beter tot zijn recht. Het publiek krijgt waar voor zijn tijd, de spreker voelt zich ondersteund en het event verloopt zonder onnodige vertragingen. Voor de eventorganisatie betekent dit een meer gestroomlijnd proces, minder stress en een veel hogere kans op een geslaagd event. Dus, neem de tijd om je timing goed te regelen, en je zult merken dat het resultaat alles goed maakt.